Vinkkejä Digital Signage- järjestelmän hankintaan

Vinkkejä Digital Signage- järjestelmän hankintaan

Infojärjestelmän hankinta kannattaa aina aloittaa viestinnällisen tarpeen selvittämisellä. Keitä ovat ne toimijat, jotka organisaation tulisi viestinnällään tavoittaa, eli kartoitus lähtee aivan perusasioista. Kun tarvittavat kysymykset on käyty läpi, löydetään mahdollinen kohderyhmä, jolle halutaan kohdistaa enemmän viestintää. Tässä vaiheessa ei vielä tiedetä voitaisiinko jotain olemassa olevista kanavista hyödyntää viestinnällisen tarpeen täyttämiseksi.

Kun kohderyhmä tai ryhmät on saatu selville, voidaan pureutua tarkemmin kohderyhmän profiiliin, jotta voidaan jatkaa oikean viestintäkanavan löytämistä.

Oikean viestintäkanavan löytäminen ja ymmärtäminen on usein kaikista monitahoisin tehtävä. Tällöin projektissa mukana olevilla tulee olla ymmärrys heidän organisaation toimintamallista ja toimintatavoista. Ennen kaikkea ymmärrys tulee olla organisaation viestinnällisestä tarpeesta sekä viestintästrategiasta.

Usein infojärjestelmiä pyritään hyödyntämään jo olemassa olevan tiedon tehokkaampaan jakamiseen oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja kun viestinnän kohde on tietyssä mielentilassa. Viestintä on nykyään hyvin monitasoista ja monikanavaista.

Organisaatioilla on valittavanaan useita erilaisia viestintäkanavia kuten sähköposti, internetsivut/intranet, facebook, twitter näin muutaman nimetäkseni. Kun asiakkaan kanssa yhdessä käydään läpi kaikki edellä mainitut vaiheet, ollaan jo hyvin pitkällä projektin viestinnällisen tavoitteen määrittelyssä.

Alla kartoituksen eri vaiheet ja muutama esimerkkikysymys jokaisesta osa-alueesta. Mikäli olet kiinnostunut käymään kartoituksen kanssamme läpi teidän organisaatiota koskien, ota yhteyttä joko soittamalla 040 4856607 tai lähettämällä sähköpostia timo.tammenaho@iconnect.fi.

1. Organisaation viestinnällinen tarve

(1) Mitkä ovat organisaation kohderyhmät ja onko viestintä halutulla tasolla eri näkökulmat huomioonottaen?

(2) Onko kohderyhmältä kysytty tai muuta kautta havaittu minkälaisen viestinnän tulisi tavoittaa heidät? Haluaako ihmiset enemmän viestintää oikeista asioista?

2. Kohderyhmän kuvaus

(1) Mitkä ovat ne kohderyhmä/t joille halutaan kohdistaa enemmän viestintää?

(2) Onko eri ryhmillä erilaisia tarpeita? (turvallisuusohjeet tai tuotantoluvut)

(3) Jakautuuko eri ryhmät päivän eri ajankohdille? (Onko kyse esim. vuorotyöstä jolloin ”ajolistat” tulee ajoittaa työpäivän mukaisesti vai jotenkin muuten)

3. Viestintäkanavan valinta

(1) Onko nykyiset tietolähteet/tietovirrat kartoitettu kohderyhmän kannalta. Mitä viestintäkanavia tällä hetkellä on käytössä?

(2) Viestinnän tasot- viestintäkanavien hierarkinen rakenne?

(3) Miten eri viestintäkanavat tällä hetkellä tukevat toisiaan?

Jatkotoimenpiteet

Mikäli kartoituksen perusteella havaitaan ja identifioidaan tarve viestiä uuden viestintäkanavan kautta, iConnect suosittelee seuraavia vaiheita ja toimia onnistuneen hankintaprosessin läpiviemiseksi.

Oikeanlaisen yhteistyökumppanin valinnassa kannattaa kiinnittää huomioita siihen, pystyykö mahdollinen järjestelmätoimittaja konsultoimaan asiakasta jo projektin alkuvaiheessa. Tällöin pystytään välttämään projektin mahdolliset sudenkuopat.

Tästä johtuen asiakkaan kannattaa valita yhteistyökumppaniksi toimija, jolla on niiden osa-alueiden osaaminen, joilla luodaan edellytykset uuden viestintäkanavan toteuttamiseen käytännössä. Usein kyse ei ole pelkästään järjestelmän hankinnasta vaan pitkäaikaisen yhteistyö- sekä sparrauskumppanin löytämisestä.

Edellä mainitun lisäksi yhteistyökumppanilla tulisi olla osaaminen asiakkaan operointi ja osaamisresurssien analysointiin projektin eteenpäinviemiseksi. Tällöin opitaan ymmärtämään asiakkaan toimintamalli, joka on kanavan sisällönhallinnan perustana.

Jotta viestintä on toimivaa myös tulevaisuudessa, infonäyttökanavan tulisi ottaa huomioon organisaatiossa mahdollisesti tapahtuvat muutokset,. Tästä johtuen järjestelmätoimittajan valinnassa kannattaa ottaa huomioon myös hankinnan jälkeinen aika. Järjestelmätoimittajalla tulee olla edellytykset jatkuvaan näyttöverkon ja sisällön kehittämiseen ja ylläpitoon.